Bỏ qua

ADR-026: Chính sách Xóa Dữ liệu (Hard Delete) trong hệ thống dx-vas

📌 Bối cảnh

Trong hệ thống dx-vas, việc xóa dữ liệu cần được kiểm soát chặt chẽ để: - Đảm bảo tính truy vết (auditability) - Tuân thủ quy định pháp lý (FERPA, GDPR, ...), chính sách ngành giáo dục - Hỗ trợ khôi phục (recovery) và phân tích dữ liệu trong tương lai

Việc xóa vật lý (hard delete) thường không được khuyến khích nếu object có liên kết nghiệp vụ, quan hệ tham chiếu, hoặc ý nghĩa lịch sử. Vì vậy, hệ thống cần có một chiến lược rõ ràng để xác định object nào KHÔNG nên hard delete.

🧠 Tiêu chí Không Hard Delete

Một object không nên hard delete nếu thoả mãn một hoặc nhiều tiêu chí sau:

1. Có giá trị lịch sử hoặc cần thiết cho audit

  • Ví dụ: users_global, audit_logs, user_tenant_assignments, điểm số, lịch sử học tập

2. Có quan hệ tham chiếu quan trọng (foreign key)

  • Ví dụ: users_global ↔ audit_logs, tenants ↔ user_tenant_assignments, roles ↔ user_roles

3. Yêu cầu pháp lý hoặc compliance

  • Ví dụ: Hồ sơ học sinh, giao dịch học phí, PII có retention riêng

4. Phục vụ phân tích hoặc khôi phục

  • Ví dụ: CRM leads, khóa học cũ, hành vi người dùng

5. Có khả năng kích hoạt lại (reactivation)

  • Ví dụ: Nhân sự quay lại, trường hoạt động trở lại, phân quyền được khôi phục

✅ Danh sách object KHÔNG được hard delete

Object Giải pháp thay thế hard delete
users_global Trường status: active / inactive / deleted
tenants Trường status: active / suspended / archived
user_tenant_assignments Trường assignment_status: active / revoked
roles_in_tenant Trường status hoặc is_active
global_roles_templates Trường status hoặc is_archived
permissions_in_tenant, global_permissions_templates Không xóa, chỉ deprecate code
student_records (SIS) Trường enrollment_status, is_archived
Điểm số, giao dịch học phí Không bao giờ xóa, có retention policy
audit_logs Lưu trữ có thời hạn, không xóa thủ công
Leads (CRM) Soft delete hoặc archive sau thời gian không hoạt động

🧰 Cách triển khai Soft Delete / Archive

  • Dùng trường status, is_deleted, is_archived, tùy ngữ cảnh
  • Logic API phải filter các bản ghi đã bị soft delete
  • Có thể thiết lập cronjob dọn dẹp (purge) theo retention policy rõ ràng

✅ Object có thể hard delete an toàn

Object Điều kiện
Temporary upload file Hết hạn sau 7 ngày
OTP, mã xác minh Hết hạn, không còn dùng
Draft form chưa submit Sau 30 ngày hoặc khi user xoá

✅ Lợi ích

  • Bảo toàn dữ liệu có giá trị
  • Hỗ trợ audit, rollback, reactivation
  • Đáp ứng quy định compliance và phân tích nghiệp vụ

❌ Rủi ro & Giải pháp

Rủi ro Giải pháp
Quá tải dữ liệu "đã xoá" Có purge policy theo thời gian
Developer lỡ xoá nhầm Bắt buộc soft delete mặc định qua API
Không thống nhất trạng thái Xây dựng enum status chuẩn dùng chung toàn hệ thống

📎 Tài liệu liên quan

“Dữ liệu không bao giờ chỉ là dữ liệu – nó là lịch sử, pháp lý, và sự thật cần được bảo vệ.”